Compliance bij de Henkel Groep - Klokkenluidersregeling & Bescherming

Ethisch en conform gedrag is een topprioriteit voor Henkel, zijn werknemers en stakeholders. Dit omvat de strikte naleving van klokkenluiderswetten wereldwijd. Het is erg belangrijk voor ons om potentieel wangedrag te identificeren en alle gepaste stappen te ondernemen om schendingen te voorkomen. Henkels werknemers en stakeholders wordt daarom verzocht om mogelijk wangedrag te melden. Henkel zal alle meldingen grondig analyseren, door middel van een eerlijk proces waarbij de rechten van de melders en de rechten van de betrokkenen worden gerespecteerd en alle informatie vertrouwelijk wordt behandeld. Klokkenluiders die te goeder trouw melding maken van mogelijk wangedrag zullen worden beschermd, elke vorm van represailles tegen hen zal niet worden getolereerd.

Dit beleid is aangenomen in overeenstemming met de Belgische wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van rapporterende personen van inbreuken op het recht van de Unie of het nationale recht binnen een juridische entiteit in de privésector, ter omzetting van de Europese Richtlijn ‏(EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 betreffende de bescherming van personen die inbreuken op het recht van de Unie melden.

De volgende informatie geeft een overzicht van de klokkenluidersprocedures bij Henkel:

Voor wie geldt dit beleid

Dit beleid is van toepassing op de volgende personen:

• huidige en voormalige werknemers, die in dienst zijn of waren via een arbeidsovereenkomst met Henkel;
• kandidaten die betrokken zijn of waren bij een wervingsproces van Henkel;
• personen die op onafhankelijke basis met Henkel werken of hebben gewerkt en kandidaten voor onafhankelijke samenwerking in precontractuele onderhandelingen;
• vrijwilligers en stagiairs ‏(betaald of onbetaald);
• aandeelhouders en personen die deel uitmaken van het bestuurs-, management- of toezichthoudend orgaan van Henkel ‏(inclusief niet-uitvoerende leden);
• iedereen die werkt of heeft gewerkt onder toezicht en leiding van aannemers, onderaannemers en/of leveranciers van Henkel;
• iedereen die informatie heeft over schendingen bij Henkel met betrekking tot financiële diensten, producten en markten, zelfs buiten een werkgerelateerde context.

Wat kan worden gerapporteerd

De Gedragscode van Henkel, onze Waarden, onze Leadership Commitments en verder onze Corporate Standards beschrijven de verwachtingen ten aanzien van ons eigen en zakelijk gedrag en dat van onze stakeholders. Mogelijke overtredingen van dergelijke maatstaven, inclusief overtredingen van toepasselijke wetten, kunnen worden gemeld.

Bovendien kunnen schendingen die betrekking hebben op een van de volgende gebieden worden gemeld:

• Openbare aanbestedingen;
• Financiële diensten, producten en markten, preventie van witwassen en financiering van terrorisme;
• Productveiligheid en productconformiteit;
• Veiligheid van vervoer;
• Bescherming van het milieu;
• Stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
• Voedsel- en voederveiligheid, gezondheid en welzijn van dieren;
• Volksgezondheid;
• Consumentenbescherming;
• Bescherming van privacy en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
• Preventie van belastingfraude;
• Preventie van sociale fraude.

Daarnaast kunnen inbreuken die de financiële belangen van de Unie kunnen schaden, worden gemeld, evenals inbreuken met betrekking tot de interne markt, met inbegrip van de regels van de Unie inzake mededinging en staatssteun.

Waar een rapport indienen? Meerdere meldingskanalen bij Henkel.

Klokkenluiders kunnen via verschillende kanalen mogelijk wangedrag melden.

Vanzelfsprekend kunnen medewerkers zich wenden tot hun superieuren, HR of Compliance/Legal om hun bezorgdheid te uiten, advies te krijgen en potentieel wangedrag te melden.

• De Compliance-organisatie van Henkel, die van de Raad van Bestuur van Henkel de opdracht heeft gekregen om alle meldingen aan de groep op een verantwoordelijke manier te behandelen, kan worden bereikt
  • per e-mail (compliance.benelux@henkel.com),
  • via het webformulier, en
  • openlijk of anoniem via Henkels Compliance Hotlines: voor België is het ‘free of charge’ nummer 0800 80 863 met toegangscode 43695

Wanneer een niet-opgenomen telefoongesprek wordt gebruikt voor de melding, zal Henkel de mondelinge melding documenteren in de vorm van nauwkeurige notulen van het gesprek, opgesteld door de klokkenluidersverantwoordelijke. De melder krijgt de gelegenheid om het gespreksverslag te controleren, te corrigeren en te bevestigen door het te ondertekenen.

• Klokkenluiders die verwijzen naar Henkel-bedrijven in de Europese Unie en die de compliance-organisatie van Henkel AG & Co. KGaA en/of haar lokale Compliance managers niet wensen te betrekken, kunnen hun rapporten indienen bij een externe ombudspersoon, die onafhankelijk is van de Henkel organisatie en gebonden is aan het beroepsgeheim.
• Tot slot erkent Henkel volledig dat in sommige jurisdicties klokkenluiders zich rechtstreeks tot de overheid kunnen wenden om een melding te doen.

De Federale Ombudsman is door de Belgische wetgever aangesteld om meldingen te coördineren die via externe kanalen worden ingediend.

Hij/zij is verantwoordelijk voor het ontvangen van externe meldingen, het controleren van de ontvankelijkheid ervan en het doorsturen naar de bevoegde instantie voor onderzoek, wat verschillend zal zijn afhankelijk van het onderwerp van de melding.

In uitzonderlijke gevallen kan de federale ombudsman ook een grondig onderzoek voeren.

De contactgegevens van de federale ombudsman zijn als volgt:

Adres: Leuvenseweg 48 bus 6, 1000 Brussel

Online rapportering: https://www.federaalombudsman.be/en/disclosure-reporting-form 

E-mail: integrity@federalombudsman.be

Telefoon: 02 289 27 04

In België kan een rapport ook rechtstreeks naar de volgende instanties gestuurd worden:

1° de Federale Overheidsdienst Economie, KMO, Middenstand en Energie;
2° de Federale Overheidsdienst Financiën;
3° de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu;
4° de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer;
5° de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg;
6° de Programmatorische Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding, Sociale Economie en Grootstedenbeleid;
7° het Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle;
8° het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten
9° het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
10° de Belgische Mededingingsautoriteit
11° de Gegevensbeschermingsautoriteit
12° de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten
13° de Nationale Bank van België
14° het College van Toezicht op de Audit;
15° de autoriteiten vermeld in artikel 85 van de wet van 18 september 2017 betreffende de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en de beperking van het gebruik van contant geld;
16° het Nationaal Comité voor de Veiligheid van de Drinkwatervoorziening en -distributie;
17° het Belgisch Instituut voor postdiensten en telecommunicatie;
18° het Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering
19° het Rijksinstituut voor Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen
20° de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening
21° de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid
22° de Sociale Inlichtingen- en Opsporingsdienst
23° de Autonome Dienst voor de Coördinatie van de Fraudebestrijding (CAF);
24° de Scheepvaartinspectie.

Toegang tot en verwerking van klokkenluidersmeldingen.

Henkel zal elk klokkenluidersrapport met de grootst mogelijke zorg, snelheid en vertrouwelijkheid behandelen, volledig in overeenstemming met de geldende privacywetgeving. Dit omvat een strikt 'need-to-know' principe, d.w.z. dat alleen de Compliance Group-organisatie van Henkel ‏(lokaal en wereldwijd – die optreedt als Klokkenluidersverantwoordelijke) en, indien van toepassing, relevante andere afdelingen die nodig zijn voor het onderzoek en externe professionele onderzoekers/auditors toegang hebben tot het rapport, het onderzoek en de follow-up.

Henkel verbindt zich ertoe de nodige maatregelen te nemen zodat de identiteit van de rapporterende persoon niet zonder zijn/haar expliciete toestemming wordt onthuld aan andere personen dan diegenen die bevoegd zijn om rapporten te ontvangen of op te volgen.

Het proces wordt naar behoren geregistreerd en gedocumenteerd. Onderzoeken volgen het procedurele eerlijkheidsprincipe, objectiviteit, gevolgd door een onpartijdige beslissing, terwijl alle betrokken personen onschuldig worden verondersteld totdat een schending is bewezen.

Henkel reageert alert op geïdentificeerd wangedrag, dit kan onder andere passende disciplinaire maatregelen tegen overtreders inhouden. Indien nodig kan Henkel overheidsinstanties en gerechtelijke vervolging inschakelen. Op basis van de onderzochte feiten wordt een beslissing over de zaak en de gepaste maatregelen meestal genomen door Henkels Compliance-organisatie ‏(lokaal en wereldwijd), in overleg met de bevoegde Business Unit-managers en HR.

Antwoord aan en bescherming van klokkenluiders.

Klokkenluiders krijgen zo snel als mogelijk antwoord. Als algemene richtlijn geldt dat er na elke melding binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging moet zijn en binnen drie maanden een conclusie of update van de zaak. Volgens de geldende wetgeving moet het antwoord rekening houden met de vertrouwelijkheid en privacyrechten van alle betrokken personen.
In onze organisatie wordt geen enkele vorm van represaille getolereerd en we zullen iedereen beschermen die te goeder trouw zijn stem laat horen, zelfs als een zorg ongegrond blijkt te zijn.

Bescherming van gegevens

Voor rapporten aan de Compliance Group-organisatie van Henkel, verwijzen we naar Data Protection Statement ‏(henkel.com). Voor rapporten aan de Ombudspersoon, Federale Ombudsman of overheidsinstanties, zijn de respectievelijke gegevensbeschermingsverklaringen van toepassing.

Inwerkingtreding

Dit beleid is van kracht vanaf 1 december 2023 voor onbepaalde tijd.

Henkel behoudt zich het recht voor om dit beleid te allen tijde te wijzigen, inclusief maar niet beperkt tot wijzigingen vloeiende uit relevante wetgeving en/of operationele behoeften.