Voortbouwend op een sterke erfenis van bijna 150 jaar, geven wij de toon aan om het leven elke dag opnieuw te verbeelden en te verbeteren. Vandaag en voor toekomstige generaties. Via onze innovatieve en duurzame merken en technologieën en via onze teams over de hele wereld. Henkel bekleedt leidende posities in zowel industriële als consumentenactiviteiten: Ons portfolio omvat bekende haarverzorgingsproducten, wasmiddelen, wasverzachters en kleefstoffen, dichtingsmiddelen en functionele coatings.
Administration Assistant
Solliciteer voor deze functie
Over deze vacature
The Engineering & Maintenance Department Administrator provides comprehensive administrative and coordination support to ensure the efficient operation of the department. This role facilitates communication, documentation, planning, and reporting activities — enabling the engineering and maintenance team to focus on technical and operational excellence.
What you'll do
Administrative Support
- Provide day-to-day administrative support to the Engineering & Maintenance team, including managing calendars, meetings, schedules, correspondence, reports, presentations, and meeting minutes.
- Act as the first point of contact with suppliers and contractors to coordinate activities (e.g. annual maintenance contracts, PO-related issues).
- Issue requests for quotations and receive/review quotations in full alignment with the team.
- Create Purchase Requisitions in SAP/Ariba and follow up with the purchasing department on PO status, invoicing, and supplier complaints or escalations.
- Review spare parts availability and issues in SAP, following up on the complete ordering process, and participate in quarterly stock counts.
- Create IDH entries and equipment numbers in SAP.
- Maintain organized filing systems (digital and physical) for technical and administrative documents, ensuring confidentiality of sensitive information. - Verify technician working hours confirmation related to work orders.
- Support invoice processing and coordination with the finance department.
Coordination & Communication
- Act as the coordination point between Engineering, Maintenance, Procurement, Finance, and other relevant departments.
- Manage internal and external communication with vendors, contractors, and service providers.
- Follow up on action items, deadlines, and deliverables across departments.
Project & Maintenance Support
- Support project planning activities, timelines, and documentation.
- Assist in organizing maintenance schedules, shutdowns, and contractor visits.
- Track progress of ongoing projects and maintenance activities.
Your Qualifications
- Qualifications & Experience
- MBO or HBO education in Administration, Technical Business Administration, Facility Management, or Logistics.
- 5–7 years of experience in an administrative role, preferably in engineering, maintenance, or an industrial environment. -
- Experience with ERP systems (SAP/Ariba preferred) is an advantage.
Skills & Competencies
- Strong organizational and time management skills with high attention to detail.
- Good communication and coordination skills across multiple departments.
- Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
- Fluency in Dutch and English is mandatory.
- Ability to manage multiple priorities effectively.
- Basic understanding of engineering/maintenance terminology is a plus.
Personal Attributes
- Proactive, self-motivated, and reliable.
- Able to work independently as well as collaboratively in a team.
- Service-minded and adaptable in a dynamic environment.
Benefits
- Flexible work schedule with flexible hours, hybrid work, and remote work for up to 30 days per year
- Various national and international growth opportunities
- Global wellness standards with health and preventive care programs
- Gender-neutral parental leave of at least 8 weeks
- Employee stock plan with voluntary investment and matching Henkel shares
- Pension fund
- Disability insurance
- Health insurance
- Cafeteria
At Henkel, we all come from different backgrounds and have different perspectives and life experiences. We believe that the uniqueness of all our employees is our greatest strength. Join the team and bring your uniqueness to us! Everyone is welcome to apply, regardless of origin, culture, religion, sexual orientation, disability, or age.
Job ID: 26098156
Locaties van jobs: Netherlands, Groningen, Scheemda
Contactgegevens voor toepassingsgerelateerde vragen: recruitment.benelux@henkel.com
Gebruik dit e-mailadres a.u.b. niet voor het versturen van uw sollicitatie of CV. Om te solliciteren, klik op de "Solliciteer voor deze functie" knop hierboven. Per e-mail verzonden sollicitaties worden niet in behandeling genomen.
Deadline sollicitaties: Zolang de vacature op onze Career Site staat, ontvangen wij graag uw sollicitatie!
Job-Center: Als u al een aanvraag hebt ingediend, kunt u hier uw account aanmaken of inloggen om de status van uw sollicitatie te controleren. Als u een nieuwe account aanmaakt, gebruik dan het e-mailadres waarmee u uw hebt sollicitatie ingediend.
Over Henkel
FAQ
Ik ben in verschillende baans geïnteresseerd. Kan ik tegelijk voor meerdere functies solliciteren?
Ja, maak gewoon je profiel aan via ons online sollicitatiesysteem. Zodra je online profiel volledig is, kan je voor meerdere functies solliciteren.
De vacature is in het Engels opgesteld. Moet ik ook in het Engels solliciteren?
Ja. Omdat Henkel een internationaal bedrijf is, werken we dagelijks samen met collega's uit verschillende landen en culturen. Engels is daarbij onze belangrijkste voertaal.
Daarom raden we aan om je sollicitatie op te stellen in dezelfde taal als de vacature. Zo verloopt de communicatie duidelijk en consistent gedurende het hele sollicitatieproces.
Krijg ik tijdens de sollicitatieprocedure feedback over de status van mijn sollicitatie?
Elke functie bij Henkel is uniek, net als iedere kandidaat. De juiste match vinden is belangrijk, zowel voor jou als voor ons.
Daarom streven we ernaar om een goede match te vinden tussen de kandidaat en het bedrijf. Je kunt de status van je sollicitatie op elk moment raadplegen via je sollicitatieprofiel.
Tijdens de hele sollicitatieprocedure houden we je op de hoogte van de voortgang en informeren we je over de volgende stappen.
Jouw traject bij Henkel begint met transparantie, open communicatie en wederzijds respect.
Kunnen medewerkers wisselen tussen functies, businessunits of landen?
Ja. Onze Triple Two-filosofie stimuleert medewerkers om tijdens hun carrière ervaring op te doen in verschillende functies, businessunits en landen.
We geloven dat uiteenlopende ervaringen bijdragen aan persoonlijke en professionele groei. Door in verschillende functies, teams en landen te werken, verbreed je je perspectief, ontwikkel je nieuwe vaardigheden en krijg je een beter inzicht in Henkel als wereldwijd bedrijf.
Bij wie kan ik terecht met vragen over mijn sollicitatie?
Ons recruitmentteam staat klaar om je te ondersteunen tijdens de sollicitatieprocedure. Heb je vragen over je sollicitatie, de procedure of een vacature?
Dan helpen we je graag verder en ondersteunen wij je waar nodig.