En nous appuyant sur un solide héritage de près de 150 ans, nous ouvrons la voie pour réimaginer et améliorer la vie au quotidien. Aujourd'hui et pour les générations à venir. Grâce à des marques et des technologies innovantes et durables, et grâce à nos équipes dans le monde entier. Henkel détient des positions de leader dans les activités industrielles et grand public : Notre portefeuille comprend des produits de soins capillaires, des cosmétiques, des lessives, des adoucissant ainsi que des adhésifs, des produits d'étanchéité et des revêtements fonctionnels renommés.
Administration Assistant
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Over deze vacature
The Engineering & Maintenance Department Administrator provides comprehensive administrative and coordination support to ensure the efficient operation of the department. This role facilitates communication, documentation, planning, and reporting activities — enabling the engineering and maintenance team to focus on technical and operational excellence.
What you'll do
Administrative Support
- Provide day-to-day administrative support to the Engineering & Maintenance team, including managing calendars, meetings, schedules, correspondence, reports, presentations, and meeting minutes.
- Act as the first point of contact with suppliers and contractors to coordinate activities (e.g. annual maintenance contracts, PO-related issues).
- Issue requests for quotations and receive/review quotations in full alignment with the team.
- Create Purchase Requisitions in SAP/Ariba and follow up with the purchasing department on PO status, invoicing, and supplier complaints or escalations.
- Review spare parts availability and issues in SAP, following up on the complete ordering process, and participate in quarterly stock counts.
- Create IDH entries and equipment numbers in SAP.
- Maintain organized filing systems (digital and physical) for technical and administrative documents, ensuring confidentiality of sensitive information. - Verify technician working hours confirmation related to work orders.
- Support invoice processing and coordination with the finance department.
Coordination & Communication
- Act as the coordination point between Engineering, Maintenance, Procurement, Finance, and other relevant departments.
- Manage internal and external communication with vendors, contractors, and service providers.
- Follow up on action items, deadlines, and deliverables across departments.
Project & Maintenance Support
- Support project planning activities, timelines, and documentation.
- Assist in organizing maintenance schedules, shutdowns, and contractor visits.
- Track progress of ongoing projects and maintenance activities.
Your Qualifications
- Qualifications & Experience
- MBO or HBO education in Administration, Technical Business Administration, Facility Management, or Logistics.
- 5–7 years of experience in an administrative role, preferably in engineering, maintenance, or an industrial environment. -
- Experience with ERP systems (SAP/Ariba preferred) is an advantage.
Skills & Competencies
- Strong organizational and time management skills with high attention to detail.
- Good communication and coordination skills across multiple departments.
- Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
- Fluency in Dutch and English is mandatory.
- Ability to manage multiple priorities effectively.
- Basic understanding of engineering/maintenance terminology is a plus.
Personal Attributes
- Proactive, self-motivated, and reliable.
- Able to work independently as well as collaboratively in a team.
- Service-minded and adaptable in a dynamic environment.
Benefits
- Flexible work schedule with flexible hours, hybrid work, and remote work for up to 30 days per year
- Various national and international growth opportunities
- Global wellness standards with health and preventive care programs
- Gender-neutral parental leave of at least 8 weeks
- Employee stock plan with voluntary investment and matching Henkel shares
- Pension fund
- Disability insurance
- Health insurance
- Cafeteria
At Henkel, we all come from different backgrounds and have different perspectives and life experiences. We believe that the uniqueness of all our employees is our greatest strength. Join the team and bring your uniqueness to us! Everyone is welcome to apply, regardless of origin, culture, religion, sexual orientation, disability, or age.
Job ID: 26098156
Locaties van jobs: Netherlands, Groningen, Scheemda
Contactgegevens voor toepassingsgerelateerde vragen: recruitment.benelux@henkel.com
Gebruik dit e-mailadres a.u.b. niet voor het versturen van uw sollicitatie of CV. Om te solliciteren, klik op de "Solliciteer voor deze functie" knop hierboven. Per e-mail verzonden sollicitaties worden niet in behandeling genomen.
Deadline sollicitaties: Zolang de vacature op onze Career Site staat, ontvangen wij graag uw sollicitatie!
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À propos de Henkel
FAQ
Plusieurs postes m'intéressent. Puis-je postuler à plusieurs postes en même temps ?
Oui, il vous suffit de remplir votre profil dans notre système de candidature en ligne. Une fois votre profil en ligne complété, vous pouvez postuler directement à plusieurs postes.
L'offre d'emploi est rédigée en anglais ; dois-je également rédiger ma candidature en anglais ?
Oui, s'il vous plaît ! Henkel est une entreprise internationale et vous collaborerez avec des collègues du monde entier. C'est pourquoi l'anglais est la langue officielle de notre entreprise.
En règle générale, nous vous recommandons de rédiger votre candidature dans la même langue que celle de l'offre d'emploi. Cela permet d'assurer la clarté et la cohérence tout au long du processus de recrutement.
Serai-je informé de l'état de ma candidature pendant le processus de candidature ?
Chaque poste chez Henkel est unique, tout comme chaque candidat.
Il est essentiel de trouver la bonne adéquation, pour nous comme pour vous. Nous nous engageons à faire en sorte que le candidat et l'entreprise soient parfaitement compatibles. Les candidats peuvent toujours vérifier le statut de leur candidature dans leur profil de candidature.
Tout au long du processus de recrutement, nous vous tiendrons informé et vous fournirons un retour d'information à chaque étape. Votre parcours chez Henkel commence par la transparence et le respect mutuel.
Les employés peuvent-ils changer de secteur d'activité et/ou partir dans un autre pays ?
Oui. Notre philosophie « Triple Two » s'inscrit précisément dans cette optique, en encourageant les meilleurs talents à occuper au moins deux fonctions différentes, dans deux domaines d'activité distincts et dans deux pays différents.
Pourquoi encourageons-nous cette démarche ? Parce que nous sommes convaincus que des expériences variées dans différentes fonctions et différents sites sont essentielles à votre développement et vous aideront à acquérir une compréhension globale de Henkel en tant qu'entreprise mondiale.
À qui dois-je m'adresser si j'ai des questions concernant ma candidature ?
Notre équipe de recrutement est là pour répondre à toutes vos questions ou demandes tout au long du processus de candidature.
N'hésitez pas à contacter l'équipe ici. Nous sommes ravis de vous aider !